UNIÓN DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA PETROLERA Y ENERGÉTICA DE COLOMBIA – UTIPEC

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Abril de 2018

En aplicación de la constitución Nacional y las normas legales que a continuación se enuncian, la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC ha desarrollado la presente política de tratamiento de datos a fin de que sea conocida por los titulares de la información y se guíen por la misma.

1 – MARCO LEGAL.

  • Constitución Política, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
  • Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011

 

2 – PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS.

Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC y en la cual UTIPEC actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, garantiza y propende por la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía sindical, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

 

3 – DEFINICIONES.

La ley 1581 DE 2012 enunció las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  5. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4 – PRINCIPIOS ESPECÍFICOS QUE LA RIGEN.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  2. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  3. Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  2. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  3. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, será de medio.
  4. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y lugares electrónicos donde reposan evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  5. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
  1. DATOS SENSIBLES.

Para propósitos de lo regulado en las normas, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
  1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.  

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

  1. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

  1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley

  1. DEBERES DE UTIPEC COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado en la forma prevista en la ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos previstos en la ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  1. Registro Nacional de bases de datos.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la libre asociación y  principalmente de la autonomía Sindical.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

  1. Autorizaciones y consentimiento.

La recolección, uso, circulación, almacenamiento o supresión de datos personales por parte de La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

  1. Otorgamiento  de la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

Ver Anexo No 1 modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales.

  1. Prueba de la autorización.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos donde repose la información realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD.

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Ver Anexo No. 2 modelo de aviso de privacidad.

  1. Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

  1. Nombre o Razón social, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
  2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales, cuando así lo considere  frente a La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, en su condición de responsable del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, en su condición de Responsable del Tratamiento, por los medios válidos para el efecto y salvo las excepciones contempladas en la ley.
  3. Ser informado por parte de La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1.  DEBERES DE LA UNIÓN DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA PETROLERA Y ENERGÉTICA DE COLOMBIA – UTIPEC EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales, como ya se mencionó en aparte anterior de este documento.

  1. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de’ éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

  1. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS.

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos fáciles, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
  3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una

base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante la UTIPEC, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se indicarán en este documento más adelante y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de la UTIPEC.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

  1. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar ante La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

  1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  2. Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no instaurada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

  1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
  1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos fáciles informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

  1. SUPRESIÓN DE DATOS.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, la supresión de sus datos personales cuando:

  1. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  2. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
  3. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.

Con base en el principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA UTIPEC.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC y cumpliendo los estándares establecido por la normatividad vigente.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos propia y directamente relacionados con la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, y solamente mientras dure la relación de UTIPEC con el tercero, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

  1. Función de protección de datos personales al interior de la UTIPEC.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC como organización sindical, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias tanto Operativas como administrativas actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, así por ejemplo, y entre otras dependencias, para el caso de datos personales de afiliados actúa como encargado del tratamiento la administración General; para el caso de datos financieros y comerciales actúa como encargado el Área Administrativa y Financiera; para el caso de empleados de la UTIPEC actúa como encargado del tratamiento Área de Talento Humano.

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC designa a la oficina del Líder de Tecnología de la Información y Comunicaciones, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y analizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las respectivas dependencias mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento en que usted considere que la UTIPEC dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida al Líder TIC de la UTIPEC. Dirección oficinas: Carrera 11 B Bis # 118 – 55, Barrio Santa Bárbara, Bogotá D.C., Correo electrónico: habeasdata@utipec.org – Teléfono: 297 5593

VIGENCIA.

El presente manual rige a partir del primero (01) de abril de 2018 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias operativas o administrativas en la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC.

 

 

ANEXO 1

DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

Con la expedición de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas. La UTIPEC como organización sindical que almacena, y recolecta datos personales de sus afiliados requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias operativas y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la UTIPEC.  Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, para beneficios de sus afiliados en su condición de Organización Sindical de Industria en Colombia, de forma directa o a través de terceros.

La UTIPEC en los términos dispuestos por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: habeasdata@utipec.org

“Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorización”.

Si usted no desea que sus datos personales sean utilizados por la UTIPEC, podrá revocar de manera parcial o total tal autorización de manera expresa e inequívoca, directa, expresa y por escrito bien sea en medio físico o electrónico; o de manera oral, o por cualquier medio o conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que se revoca tal autorización o consentimiento.

En el evento en que usted tenga alguna observación y/o comentario sobre el manejo y uso de sus datos personales, o en caso de que usted considere que la Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables; o no desee seguir recibiendo información relacionada con el Sindicato y sus actividades, según el presente documento, usted podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina del líder TIC, responsable de protección de datos del Sindicato en:

Dirección oficinas: Carrera 11 B Bis # 118 – 55, Barrio Santa Bárbara, Bogotá D.C.

Correo electrónico: habeasdata@utipec.org

Teléfono: 297 5593

 

 

ANEXO 2

AVISO DE PRIVACIDAD

La Unión de Trabajadores de la Industria Petrolera y Energética de Colombia – UTIPEC, con domicilio en la Ciudad de Bogotá, Colombia, actúa y es Responsable del Tratamiento de los datos personales.

Cómo contactarnos:

Dirección oficinas: Carrera 11 B BIS # 118 – 55, Barrio Santa Bárbara, Bogotá D.C.

Correo electrónico: habeasdata@utipec.org

Teléfono: 297 5593

Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la UTIPEC en beneficio de sus afiliados:

  1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de la UTIPEC como Sindicato de Industria, alianzas, estudios, contenidos, así como con las demás organizaciones que tengan una relación directa o indirecta, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos;
  2. Proveer nuestros servicios y los servicios establecidos mediante convenios para su beneficio;
  3. Permitir que las empresas aliadas puedan difundir los servicios que para beneficios de nuestros afiliados, hemos pactado mediante convenios;
  4. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga la Organización;
  5. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros afiliados, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, etc.;
  6. Informar sobre cambios de los servicios y beneficios de la Organización;
  7. Evaluar la calidad del servicio o beneficio brindado, y
  8. Realizar estudios internos sobre Calidad en la prestación de nuestros servicios y beneficios, encuestas de satisfacción y de mejora y otras encuestas relacionadas con el desarrollo del objeto de nuestra organización.

Se le informa a los titulares de la información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de LA UNIÓN DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA PETROLERA Y ENERGÉTICA DE COLOMBIA – UTIPEC, que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos.